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温州医科大学合同管理办法(试行)
2017-09-08 21:19  

第一章  

   第一条  为进一步规范学校合同管理,防范法律风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》和相关法律规范,结合学校实际,修订本办法。

   第二条  本办法所称合同是指学校或经学校授权的校内部门、单位以学校的名义与自然人、法人和非法人组织之间设立、变更、终止权利义务关系的协议。

   学校控股、参股的具有独立法人资格的企业对外签订合同,按照《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等有关法律规范办理,实行自主管理。

第三条 学校对外签订的合同可分为一般合同和重大合同。合同涉及以下事项的,为本办法所称的重大合同:

(一)合同标的额较大(50万元人民币及以上);

(二)涉外合作办学协议;

(三)校地合作协议;

(四)根据情势变化,经学校认定调整的其他重大合同。

   一般合同,是指除重大合同以外的其他合同。

   第四条  合同管理必须遵守国家法律、法规、规章、相关规范性法律文件,遵循防范风险和权责相统一的原则。

第五条 合同管理实行统一指导协调、分类归口管理、分工负责的制度,由综合管理部门、归口管理部门、合同承办单位依各自权责进行管理。

第二章 合同管理机构及其职责

   第六条  法律事务办公室是合同的综合管理部门。其职责为:

(一)制定、修订学校合同管理的基本规章制度;

(二)指导、协调学校重大合同的洽谈、起草等工作,组织学校法律顾问对重大合同进行合法性审查;

(三)指导制定、审查、备案经常性业务合同示范文本;

(四)为各部门、单位办理合同事务提供法律咨询服务;

(五)指导、协调解决合同纠纷。

第七条 经授权部门负责对其职责范围内的合同进行归口管理。主要职责:

(一)结合实际依据本办法制定和完善职责范围内的业务合同管理实施办法或细则,对合同管理范围、权限、职责、程序、监督等作出具体规定,报法律事务办公室备案;严格执行内部控制相关制度,建立完善不相容岗位与职责分离机制;

(二)制定职责范围内的经常性业务合同规范文本,提交相关部门进行合法性、可行性、完备性审查,审查通过后形成示范文本,报法律事务办公室备案。针对实务中出现的问题,要在示范文本基础上及时补充、调整,如有实质性变动,须经相关部门审查后报备法律事务办公室;

(三)指导、协调合同的洽谈、起草等工作,组织重大合同审查,建立、完善一般合同签订前的审核、审查机制;

(四)负责跟踪合同履行情况,根据合同履行中问题,提出解决问题的意见或建议;

(五)及时上报和处理合同纠纷。

第八条 学校根据业务类型对合同进行分类,授权以下部门负责归口管理其职责范围内的业务合同:

(一)校长办公室负责管理校地合作、对口支援、法律事务服务等与部门业务相关的合同;

   (二)计划财务处负责管理融资等部门业务相关合同;

   (三)教务处负责管理全日制本专科学历教育联合办学等与部门业务相关的合同;

(四)科技处、社会科学处负责管理自然科学类、人文社会科学类纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转化、转让等与部门业务相关的合同;    

(五)人事处负责管理学校人事、劳动等与部门业务相关的合同;

(六)国有资产与设备管理处负责管理通过其采购的物资、服务、资产(包括无形资产)使用与处置等与部门业务相关的合同;

   (七)基建处负责管理建设工程设计、工程勘察、工程招标代理、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等与部门业务相关的合同;

   (八)后勤发展处负责管理建筑物维修工程、房屋租赁、合作经营、土地合作建设、后勤服务以及用水、用电、用气等与部门业务相关的合同;

(九)研究生院负责管理研究生层次办班等与部门业务相关的合同;

(十)国际合作交流处负责管理国际交流合作等与部门业务相关的合同(协议);

(十一)继续教育学院负责管理培训、继续教育合作办学等与部门业务相关的合同;

(十二)未列入上述部门、单位管理范围内的合同,按照管理职权进行分类归口管理。

涉及两个或以上部门的,相关部门均作为归口管理部门,履行各自职责共同管理。如部门职责调整,按调整后的职责范围对合同进行归口管理。

   第九条  合同承办单位负责合同订立、履行中的具体工作,主要职责为:

(一)负责所承办合同项目的可行性分析论证;

(二)负责合同的洽谈和起草;    

(三)负责合同的风险评估与防范,审核合同相对方的主体资格、资质、资信,评估合同相对方的履约能力,审核合同标的的合法性、真实性,合同内容的合法性、真实性、可行性,合同条款的完备性及与招投标、谈判内容一致性等;

   (四)负责合同的订立,办理法律、法规规定的审批、登记或备案手续;

   (五)负责全面真实履行合同,及时处理合同纠纷;

   (六)收集、归档合同签订及履行过程中形成的资料;

(七)其他有关合同事务。

       第三章  合同的审核、审查

第十条 重大合同由合同承办单位、归口管理部门负责人签署意见后提交法律事务办公室组织合同的合法性审查,同时归口管理部门根据相关规定应提交或根据需要可提交其他相关部门在职责范围内审查。

第十一条 一般合同由归口管理部门结合实际建立完善相应的合同审核、审查机制,根据合同标的额、影响大小、复杂程度等因素分层分类确定合同审核、审查的标准、条件、程序、形式等。

第十二条 对重大合同审查,送审时应填写提交合同审查登记表、合同文本及根据审查部门要求提供的相关材料。

第十三条 合同承办单位须在合同签订7个工作日前送审,不提供上述材料的不予审查。

   第十四条  合同审查部门应在收到完整送审材料后35个工作日内完成相关审查。

第十五条 已通过审查的合同文本在签订前有重大或实质性变动的,应重新审核、审查。

第四章  合同的订立

第十六条 合同经审核、审查通过后,根据学校相关规定履行审批手续,以学校名义签订。

第十七条 校长作为学校法定代表人,是学校对外合同的法定签署人。根据学校相关规定或经校长授权,其他校领导或部门、单位负责人在授权范围内签订合同。学校各部门、单位、个人未经授权不得代表学校对外签订合同。

授权委托书由学校法定代表人签发,应列明下列内容:被授权人姓名、职务、所在单位、委托事由、委托权限、委托起止时间以及需要明确的其他事项。校长办公室负责办理相关事务。

第十八条  合同一般应由学校方或以学校方为主起草,优先采用学校的合同示范文本。学校无示范文本但国家或行业有合同示范文本的,应优先选用,但需要认真审查,并根据实际情况作相应补充、修改。合同条款应当完备、严密,除法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。

   第十九条  合同的订立除即时清结的以外,应采用书面形式;通过信函、传真、电子邮件等形式就合同条款达成协议的,应签订确认书确认合同订立。

   第二十条  订立合同时,约定的履行地应首选己方所在地,并争取约定由己方所在地人民法院管辖或者仲裁机构仲裁。

第二十一条 以学校名义签订的合同用印应使用“温州医科大学合同专用章”或学校行政章。合同专用章由校长办公室集中管理。

签订涉外合同时,可以仅由校长或授权代表签字。

第五章  合同的履行

   第二十二条  合同签订生效后,学校的合同承办单位应严格按照合同约定开展工作,全面真实履行合同义务,并督促对方全面真实履行合同义务。

第二十三条 在合同履行中遇履约不能、履约困难、违

约等情况的,应积极与对方协商解决,并采取措施防止损失的进一步扩大。协商不成或发现存在可能严重影响合同履行情况的,综合考虑合同争议的复杂程度及可能给学校造成的不良影响、损失大小,必要时会商相关部门、学校法律顾问讨论存在的风险、损失及应对方案,采取适当的应对措施,及时向分管校领导汇报。

   第二十四条 如需变更或解除合同的,应经双方当事人协商一致,按本办法规定的合同订立审批程序报请审批。合同的变更、解除涉及有关政府主管部门审批的,应报相应政府主管部门审批。

第二十五条 合同履行过程中如发生纠纷,经协商无法解决的,应按合同约定的方式解决纠纷。合同纠纷发生后,合同承办单位应及时报归口管理部门,并负责收集、保存相关证据。归口管理部门根据纠纷复杂程度及影响、损失大小,必要时会商相关部门、学校法律顾问讨论研究纠纷解决的策略与方案,积极应对处理,及时向分管校领导汇报。

第六章  合同备案与存档

第二十六条 合同签订后,承办单位应向归口管理部门提交一份合同原件进行备案,并负责连续收集与归档有关资料,做好文字记录,形成书面材料。

对于合同洽谈、起草、订立、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的有关资料,应予以妥善保管,作为合同档案的组成部分,与合同一并存档,不得遗弃、丢失和损毁。

合同履行后,合同承办单位应及时将合同原件及相关材料归档,根据档案管理相关规定移交学校档案馆存档管理。

第二十七条 合同承办单位、归口管理部门应确定专人负责合同的管理,建立合同台账与连续编号制度。

第七章  监督与责任

   第二十八条  合同管理是学校内部控制的基础性工作,各合同归口管理部门应根据工作部署组织合同管理自查,形成自查报告。纪委办、监察处,审计处,计划财务处等相关部门在职责范围内对合同管理情况进行监督检查。

   第二十九条  有下列情形之一的,学校将根据过错程度、损失大小、情节轻重等因素依纪依规追究有关部门、单位及相关责任人的责任;存在违法行为的,追究相应法律责任;涉嫌犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

   (一)未经授权或越权擅自以学校名义对外签订合同;

(二)在合同签订或履行过程中,未认真审核对方资格、资质、资信情况,致学校利益受损的;

(三)在合同签订或履行过程中,虚构事实或隐瞒真相,泄露相关信息或者与对方当事人串通,损害学校利益的;

(四)未按本办法规定的审批程序订立合同,致学校利益受损的;

   (五)违规签订担保、投资和借贷合同的;

   (六)遗失或擅自销毁、隐匿合同或合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(七)合同履行中应办理而未办理标的物交接手续,不按规定处理合同纠纷、办理合同履行中的收付款,擅自变更、解除合同,致学校利益受损的;

(八)应予追究相应责任的其他情形。

第八章    

   第三十条  本办法由法律事务办公室负责解释。

第三十一条 本办法自公布之日起施行,《温州医学院合同管理办法(试行)》(温医〔201098号)同时废止。

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